Neden Stok Takibi?
Takip edilmeyen stok iki yönde birden zarar yazdırır. Bir yanda eksik stok vardır: müşteri ürünü ister, yoktur, satış kaçar ve çoğu zaman müşteri de o gün başka yere gider. Diğer yanda fazla stok vardır: rafta bekleyen mal, bankada durabilecek nakdin ürüne dönmüş halidir; bozulan, demode olan ya da fiyatı düşen her kalem doğrudan kayıptır.
İkisinin arasındaki dengeyi tutmanın yolu, her ürün için "bu seviyenin altına düşünce sipariş ver" diyebileceğiniz bir eşik belirlemektir. Bu eşik olmadan sipariş kararı her seferinde tahminle verilir ve tahmin, yoğun bir günde neredeyse her zaman geç kalır.
Kritik Stok Seviyesi Nasıl Hesaplanır?
Pratik formül şudur: kritik seviye = günlük ortalama satış × tedarik süresi + emniyet payı. Günde ortalama 4 adet satılan, tedarikçiden 5 günde gelen bir ürün için 20 adet temel ihtiyaçtır; üzerine gecikme ve satış dalgalanması için bir pay eklersiniz. Emniyet payı, ürünün ne kadar kritik olduğuna göre değişir: bulunmadığında müşteriyi kaybettiren bir üründe yüksek, kolay ikame edilen bir üründe düşük tutulur.
Mevsimsel ürünlerde aynı eşiği yıl boyu kullanmayın; sezon öncesi yükseltip sezon sonrası düşürmek, hem raf boşluğunu hem elde kalan malı azaltır.
Giriş, Çıkış ve Düzeltme
Stok hareketleri üç türdür ve üçünü ayrı tutmak önemlidir:
- Giriş: tedarikçiden gelen mal, müşteri iadesi.
- Çıkış: satış, fire, numune, işletme içi kullanım.
- Düzeltme: sayım sonrası kaydı gerçeğe eşitleyen hareket.
Düzeltmeyi ayrı bir tür olarak tutmanın sebebi şu: satış kaynaklı çıkışla, sayımda ortaya çıkan eksikliği aynı kefeye koyarsanız, kaybın nereden geldiğini bir daha göremezsiniz. Esnaf Cari'de stok hareketleri tam olarak bu üç türle — Giriş, Çıkış ve Düzeltme — tutulur ve her hareket tarihiyle birlikte listelenir.
Sayım ve Fark Yönetimi
Kayıt ne kadar düzenli tutulursa tutulsun, fiziksel stok ile kayıt zamanla ayrışır: kırılan bir ürün, yazılmayan bir numune, yanlış okunan bir barkod. Bu yüzden sayım, takibin vazgeçilmez parçasıdır.
Tüm depoyu bir günde saymak çoğu işletmede pratik değildir. Daha sürdürülebilir yol dönüşümlü sayımdır: ürünleri değer ve devir hızına göre gruplayıp, yüksek değerli ve hızlı dönenleri sık, diğerlerini seyrek sayarsınız. Fark çıktığında rakamı doğrudan ezmek yerine bir düzeltme hareketi olarak, nedeni yazılı biçimde kaydedin — tekrarlayan farklar genelde tek bir üründe veya tek bir süreçte toplanır ve ancak kayıtlıysa fark edilir.
Stok Değerini Doğru Okumak
Elinizdeki malın değeri, işletme içi takipte alış (maliyet) fiyatıyla hesaplanır: stok miktarı × birim maliyet. Satış fiyatıyla hesaplanan rakam henüz gerçekleşmemiş bir kârı içerdiği için, nakit ve sermaye kararlarında yanıltır.
Esnaf Cari'de stok ekranı bu rakamları özet kartlarda toplar: toplam ürün sayısı, aktif ürün sayısı, azalan ürün sayısı ve toplam stok değeri. Stok raporunu aldığınızda her ürün için kategori, stok, kritik seviye, alış fiyatı, satış fiyatı ve stok değeri sütunlarını, yanında da bir durum rozeti görürsünüz. Durum üç değer alır: Pasif (ürün kullanımdan kaldırılmış), Azalan (kritik seviye girilmiş ve stok bu seviyeye inmiş) ve Normal. Kritik seviye girilmemiş bir ürün, stoğu sıfır olsa bile "Azalan" sayılmaz — çünkü eşik belirlenmemiştir. Bu yüzden eşikleri girmek, stok takibinin ilk işidir.
Stok ile Cari ve Nakdin Bağlantısı
Stok tek başına bir sayı değildir; nakdin bir biçimidir. Tedarikçiden alınan mal aynı anda hem stoğu artırır hem de cari hesabınızda bir borç doğurur; satılan mal stoktan düşerken müşteri bakiyenizde bir alacak yaratır. Bu üç alanı ayrı ayrı tutan işletmeler, ay sonunda hangi rakamın doğru olduğunu tartışmakla vakit kaybeder.
Tedarikçi tarafındaki borcun nasıl izleneceğini borç alacak takip programı sayfasında, stoğa bağlanan nakdin planlamasını nakit akışı yönetimi yazımızda, malın fiilen sevkinin nasıl belgelendiğini irsaliye rehberimizde bulabilirsiniz.