Önemli: Bu içerik genel bilgi amaçlıdır; vergi danışmanlığı değildir. Zorunluluk eşikleri ve geçiş tarihleri tebliğlerle değişir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize ve GİB'in resmî duyurularına başvurun (kaynaklar sayfanın sonundadır).
Kısaca: e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı?
Hangi belgeyi düzenleyeceğinizi alıcınız belirler. Fatura kesmeden önce alıcının VKN/TCKN'sini GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulayın:
| Alıcı | Düzenlenecek belge | Nasıl iletilir |
|---|---|---|
| e-Fatura mükellefi (GİB'e kayıtlı) | e-Fatura | GİB sistemi üzerinden alıcının sistemine |
| e-Fatura mükellefi olmayan işletme veya kişi | e-Arşiv Fatura | GİB'e raporlanır; alıcıya e-posta ya da PDF olarak |
e-Fatura Kesme Adımları
- GİB'e başvurun. efatura.gov.tr adresindeki güncel başvuru kılavuzunu izleyin; gerekli belgeler ve başvuru kanalı orada açıklanır.
- Mali mühür veya e-imza alın. Tüzel kişiler genellikle mali mühür, gerçek kişiler e-imza kullanır. Mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi (TÜBİTAK BİLGEM) üzerinden, e-imza yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır.
- Entegrasyon yöntemini seçin. GİB e-Fatura Portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon. Fatura hacminize göre aşağıdaki tabloya bakın.
- Faturayı düzenleyin. Alıcının VKN/TCKN'sini girin ve e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edin; kalemleri, KDV'yi ve tutarları doldurun. Sistem faturaya UUID ve fatura numarası atar.
- Onay ve iletim. Fatura GİB tarafından doğrulanır; e-Fatura mükellefi alıcıya sistem üzerinden, diğer alıcılara e-Arşiv Fatura olarak iletilir.
Hangi Entegrasyon Yöntemi Size Uygun?
| Yöntem | Kime uygun | Artısı | Dikkat edin |
|---|---|---|---|
| GİB e-Fatura Portalı | Az sayıda fatura kesen işletmeler | Ücretsiz, kurulum gerektirmez | Faturalar tek tek elle girilir; muhasebe ya da stok kaydına bağlanmaz |
| Özel entegratör | Çoğu KOBİ | Muhasebe ve stok yazılımına bağlanır, destek verir | Ücretlidir; entegratör ve sözleşme seçimi gerekir |
| Doğrudan entegrasyon | Yüksek hacimli, kendi yazılımı olan büyük işletmeler | Süreç üzerinde tam kontrol | Teknik gereksinimi ve onay süreci ağırdır |
Kimler e-Fatura Kullanmak Zorunda?
Zorunluluk genel olarak iki ölçüte bağlıdır: önceki hesap dönemindeki brüt satış hasılatı ve faaliyet alanı. Dayanak, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) ve değişiklikleridir. Güncel olarak aktarılan başlıca kapsam:
- Genel eşik: Önceki hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler. Eski kaynaklarda geçen 5 milyon TL eşiği güncel değildir.
- Belirli faaliyet alanları: E-ticaret, gayrimenkul ve motorlu araç ticareti gibi alanlarda daha düşük bir eşik geçerlidir; kaynaklarda 500 bin TL olarak aktarılmaktadır.
- Ciro şartı aranmayan gruplar: Belgeli konaklama tesisleri ve SGK ile sözleşmeli sağlık kuruluşları gibi gruplar için brüt satış hasılatı şartı aranmaz.
Bunların dışında mevzuatla ayrıca sayılan faaliyet grupları da vardır; tam liste, tutarlar ve geçiş takvimi için GİB'in güncel duyurusuna bakın. Zorunlu olmayan mükellefler isteğe bağlı olarak da geçebilir.
e-Fatura ile Kağıt Fatura Arasındaki Fark
e-Fatura, kağıt faturanın yasal geçerliliğine sahip elektronik biçimidir. Temel farklar:
- e-Fatura GİB sistemi üzerinden gönderilir; kağıt fatura elden veya posta ile.
- e-Fatura arşivleme maliyetini düşürür (fiziksel depolama gerekmez).
- Muhasebe yazılımına otomatik entegrasyon sağlanabilir.
- GİB'in sistemi üzerinden anlık doğrulama yapılabilir.
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Farkı
e-Fatura, GİB sistemi üzerinden mükellefe gönderilir. e-Arşiv Fatura ise GİB sistemine kaydedilir ancak alıcıya e-posta veya PDF olarak iletilir. e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura kullanılır.
Fatura Kesildikten Sonra: Cari Takibi ve Tahsilat
Fatura kesmek işin yarısıdır; asıl iş parayı vadesinde tahsil etmektir. Kestiğiniz her fatura bir cari hesap hareketidir: müşterinin bakiyesini artırır, vade tarihiyle birlikte alacak olarak izlenir ve tahsilatla kapanır. Vadesi geçen faturaları görmek için alacak yaşlandırma raporuna, tahsilatı düzene sokmak için tahsilat takibi rehberine bakabilirsiniz.
Esnaf Cari fatura kesmez; faturanızı GİB portalı ya da entegratörünüz keser. Esnaf Cari, faturalarınızın XML dosyalarını yükleyip carilerinizle eşleştirmenizi, ardından alacak-borç ve vade takibini yapmanızı sağlar. İrsaliye ve faturayla ilgili temel kavramlar için irsaliye rehberini okuyabilirsiniz.
Resmî Kaynaklar
- GİB e-Fatura sayfası (efatura.gov.tr): başvuru kılavuzları ve kayıtlı kullanıcılar listesi
- Gelir İdaresi Başkanlığı (gib.gov.tr): duyurular ve tebliğler
- Mevzuat Bilgi Sistemi (mevzuat.gov.tr): Vergi Usul Kanunu ve genel tebliğlerin güncel metni
Cari hesap, tahsilat ve çek-senet takibini bugün Esnaf Cari'de yapabilirsiniz. 14 Gün Ücretsiz Başlayın