İrsaliye Ne İşe Yarar?
İrsaliyenin üç pratik işlevi vardır. Birincisi ispat: malın gerçekten teslim edildiğini, ne zaman ve ne miktarda gittiğini gösterir. İkincisi stok doğruluğu: sevk edilen mal depodan çıkmıştır ve stok kaydının bunu yansıtması gerekir. Üçüncüsü mutabakat: karşı tarafla "siz 40 koli yolladınız, bize 38 geldi" tartışması yaşandığında dayanak, sözlü hatıra değil yazılı sevk kaydıdır.
Özellikle parçalı teslimat yapan işletmelerde — toptancılar, üreticiler, nalbur ve yapı malzemecileri — irsaliye olmadan hangi siparişin ne kadarının gittiğini takip etmek kısa sürede imkânsız hale gelir.
İrsaliyede Hangi Bilgiler Bulunur?
- Tarih ve belge numarası — sevkin ne zaman yapıldığı ve kaydın tekil kimliği.
- Karşı taraf — malın gittiği müşteri ya da geldiği tedarikçi.
- Yön — mal sizden mi çıkıyor, size mi geliyor.
- Kalemler — hangi üründen, ne miktarda, hangi birimle.
- Açıklama — araç, teslim yeri ya da sevkiyata özel not.
Miktar alanının birimiyle birlikte tutulması önemlidir: "27,5" tek başına bir şey söylemez, "27,5 Ton" söyler. Ondalıklı miktar çalışan sektörlerde bu ayrıntı, sonradan düzeltilmesi en zahmetli hatalardan birini önler.
Kısmi Sevkiyat: Kalan Miktar Mantığı
Gerçek hayatta sipariş çoğu zaman tek seferde gitmez. 100 çuvallık bir siparişin 60'ı bugün, 40'ı gelecek hafta çıkar. Burada yapılan en yaygın hata, irsaliyeye siparişin tamamını yazmaktır; böylece hem stok yanlış düşer hem de kalan miktar takip edilemez.
Doğru yol basittir: her irsaliyeye yalnız o sevkiyatta fiilen giden miktarı yazın. Kalan miktar sipariş üzerinde açık kalır ve bir sonraki sevkiyatta aynı şekilde düşülür. Esnaf Cari'de bir siparişten irsaliye oluşturduğunuzda satırlar siparişin kalan miktarlarından hazırlanır ve her kalemde sipariş edilen, sevk edilen ve kalan miktar ipucu olarak gösterilir; bir kalemi o sevkiyatta hiç göndermiyorsanız miktarını boş bırakmanız yeterlidir.
İrsaliyenin Durumu ve Yönü
Bir sevk kaydı hayatı boyunca birkaç durumdan geçer. Esnaf Cari'de irsaliyeler dört durumdan biriyle tutulur: Taslak (hazırlanıyor, henüz çıkmadı), Sevk Edildi (mal yola çıktı), Faturalandı (bedeli belgelendi) ve İptal. Yön ise iki değer alır: Çıkış (sizden müşteriye) ve Giriş (tedarikçiden size).
Taslak aşaması bilinçli bir güvenliktir: sevk edilmemiş bir kayıt rahatça düzeltilebilir, ama mal çıktıktan sonra kaydı değiştirmek karşı tarafın elindeki belgeyle sizin kaydınızı ayrıştırır. Bu yüzden sevkten sonraki düzeltmeler, orijinal kaydı ezmek yerine ayrı bir kayıtla yapılmalıdır.
İrsaliye, Stok ve Cari Üçgeni
Bir sevk üç yerde birden iz bırakır: irsaliye belgesinde, stok hareketlerinde ve — bedeli kayda geçtiğinde — cari hesapta. Bu üçünü ayrı ayrı, elle eşitlemeye çalışmak ay sonunda en çok vakit yiyen işlerden biridir. Stok tarafındaki karşılığı stok takibi rehberimizde, cari tarafındaki karşılığı ise cari hesap ekstresi yazımızda anlattık.
Belge düzenleme yükümlülükleri işletme türüne ve işlemin niteliğine göre değişir; bu yazı işletme içi sevk takibini anlatır, vergisel tavsiye yerine geçmez. Sizin için hangi belgelerin zorunlu olduğunu mali müşavirinizle netleştirin. Tüm bu akışı tek ekranda toplamak için ön muhasebe programı sayfamıza bakabilirsiniz.