Cari Mutabakat Nasıl Yapılır?

Mutabakat Neden Gerekli?

İki işletme aynı alışverişi kendi defterine ayrı ayrı yazar. Aynı olayın iki kaydı olduğu için, küçük bir dikkatsizlik iki defterin ayrışmasına yeter: bir tahsilat sizde işlenip karşı tarafta işlenmemiştir, bir iade tek tarafta kaydedilmiştir ya da aynı fatura iki kez girilmiştir. Bu ayrışma fark edilmediği sürece büyür ve genelde en kötü anda — ödeme günü ya da hesap kapatılırken — ortaya çıkar. Mutabakat, bu ayrışmayı küçükken yakalamanın düzenli yoludur.

İkinci bir faydası ilişkiseldir. "Bende şu kadar görünüyor" tartışması sözlü yürütüldüğünde iki taraf da haklı hissedip gerilir. Tarihli, satır satır yazılı bir belge üzerinden konuşmak, tartışmayı kişisel olmaktan çıkarıp teknik bir kontrole indirger.

Adım Adım Cari Mutabakat

1. Dönemi belirleyin. Genelde karşı tarafın istediği dönem esas alınır: geçen ay, geçen çeyrek ya da yıl başından bugüne. Her iki taraf da aynı aralığa bakmalıdır; farklı dönemler karşılaştırmayı baştan anlamsız kılar.
2. Ekstreyi çıkarın. Dönem başındaki devir bakiyesi, dönem içi hareketler ve dönem sonu bakiyesi görünsün. Devir yanlışsa altındaki her satır da kayar, bu yüzden önce devri doğrulayın.
3. Karşı tarafa gönderin. Ekstreyi kısa bir mutabakat notuyla birlikte iletin; yanıt için bir tarih belirtin.
4. Farkı bulun. Kapanış bakiyeleri tutmuyorsa farkın tutarını alın ve o tutara eşit bir belge arayın — çoğu fark tek bir satırdan gelir.
5. Sonucu kaydedin. Mutabık kalındıysa bunu tarihiyle not edin; bir düzeltme yapıldıysa hangi kaydın düzeltildiğini yazın. Bir sonraki mutabakat bu noktadan başlar.

Mutabakat Mektubu Örneği

Mutabakat notu uzun olmak zorunda değil. Dönem, rakam, yön ve bir yanıt tarihi yeterlidir:

Fark Çıktığında Nasıl Bulunur?

Farkın tutarı genelde kendi ipucunu verir. Şu sırayla bakmak zaman kazandırır:

• Fark, bir belgenin tutarına eşitse o belge bir tarafta hiç kaydedilmemiş ya da iki kez kaydedilmiştir. En sık görülen durum budur.
• Fark, bir belgenin iki katıysa belge bir tarafta ters yönde işlenmiş olabilir (tahsilat yerine satış gibi).
• Fark küçük ve küsuratlıysa genelde iskonto, KDV yuvarlaması ya da kur farkı kaynaklıdır.
• Fark, dönem sınırındaki bir belgeye eşitse işlem bir tarafta ayın son gününe, diğerinde ertesi ayın ilk gününe düşmüştür.

Bu yüzden ekstrenin her satırında tarih ve belge numarası bulunması önemlidir: farkı bulmak, o tutarı listede aramaya indirgenir. Ekstrenin sütunlarını ve devir satırını nasıl okuyacağınızı cari hesap ekstresi rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Mutabakatı Kolaylaştıran Düzen

Mutabakatın zor geçmesinin sebebi neredeyse her zaman mutabakat anı değil, ona kadar geçen aylardır. Kayıtlar günü gününe tutulduğunda, her satırda tarih ve açıklama olduğunda ve tahsilatlar satışlardan ayrı satırlar olarak işlendiğinde mutabakat birkaç dakikalık bir kontrole dönüşür. Esnaf Cari'de bir cariyi açıp dönem seçtiğinizde ekstre devir bakiyesiyle birlikte hazırlanır; bu belgeyi PDF olarak indirip karşı tarafa iletebilir, satırları toplu karşılaştıracaksanız aynı dönemi CSV olarak dışa aktarıp Excel'de inceleyebilirsiniz.

Banka hareketleriniz için ayrı bir kontrol vardır: banka ekstrenizi CSV olarak yüklediğinizde uygulama, ekstredeki satırları sistemdeki hareketlerle eşleştirir ve eşleşme oranını, eşleşmeyen kayıtları ve toplam farkı gösterir. Bu, cari mutabakattan ayrı bir iştir — biri karşı tarafla, diğeri bankayla hesaplaşmadır.

Mutabakatta Sık Yapılan Hatalar

• Yalnız kapanış bakiyesini gönderip ekstre eklememek; fark çıkınca aramak için satır kalmaz.
• Farklı dönemlere ait iki belgeyi karşılaştırmak.
• Devir bakiyesini doğrulamadan dönem içi satırlara dalmak.
• Yanıt gelmemesini "kabul edildi" saymak.
• Mutabakat sonucunu hiçbir yere not etmemek; bir sonraki dönem aynı tartışma baştan başlar.

Mutabakattan sonra kalan bakiyeyi tahsil etme adımları için tahsilat takibi rehberimize bakabilir, tüm süreci tek ekrandan yürütmek için cari takip programı sayfamızı inceleyebilirsiniz. Bu yazı genel bir bilgilendirmedir; mutabakatın hukuki sonuçları için mali müşavirinize danışın.