Kasa Defteri Nasıl Tutulur?

Kasa Defterinde Hangi Sütunlar Olur?

Klasik bir kasa defteri altı sütunla çalışır ve dijital araçlar da aynı düzeni korur: tarih, açıklama, tür, giriş, çıkış ve bakiye. Bakiye sütunu her satırda yeniden hesaplanır: önceki bakiye, artı giriş, eksi çıkış. Bu yürüyen bakiye olmadan defter bir liste olmaktan öteye geçmez, çünkü herhangi bir anda kasada ne olması gerektiğini söyleyemez.

Son satıra dikkat edin: bankaya yatırılan 1.500 TL kasadan çıkmıştır, ama işletmenin parası azalmamıştır — yalnızca yer değiştirmiştir. Bu yüzden aynı hareketin banka hesabında bir giriş olarak da görünmesi gerekir. Transferin tek tarafa yazılması, kasa takibinde en sık yapılan hatadır.

Gün Sonu Sayımı

Kasa takibinin asıl değeri gün sonunda ortaya çıkar. Gün bitiminde kasadaki nakdi fiilen sayın ve defterin gösterdiği bakiyeyle karşılaştırın. Üç sonuç olabilir:

• Eşitse gün temiz kapanmıştır; bir sonraki günün devri bu rakamdır.
• Sayım defterden fazlaysa genelde kaydedilmemiş bir tahsilat vardır.
• Sayım defterden azsa genelde kaydedilmemiş bir ödeme ya da masraf vardır; bazen de para üstü hatasıdır.

Farkı bulamadığınızda bakiyeyi elle "doğru" rakama çekmeyin. Bunun yerine farkı tarihli bir düzeltme kaydı olarak, nedeni yazılı biçimde işleyin. Böylece defter dürüst kalır ve aynı fark tekrarlıyorsa bunu fark edebilirsiniz — sürekli tekrar eden küçük farklar genelde süreçte bir açık olduğunu gösterir.

Birden Fazla Kasa ve Banka Hesabı

İşletme büyüdükçe tek bir nakit noktası yetmez: ana kasa, tezgâh kasası, POS hesabı ve birden çok banka hesabı aynı anda çalışır. Buradaki kural nettir — her nokta kendi bakiyesini taşır, aralarındaki her transfer iki tarafa da yazılır. Tek bir "toplam nakit" rakamı tutmak kolay görünür ama hangi hesapta ne kadar olduğunu göstermediği için ödeme planlamasında işe yaramaz.

Esnaf Cari'de bu yapı Kasalar & Hesaplar ekranında kurulur: istediğiniz kadar nakit kasası ve banka hesabı tanımlarsınız, her biri kendi bakiyesini gösterir ve ekranın üstünde hepsinin toplam bakiyesi yer alır. Bir hesabı açtığınızda o hesaba ait hareketleri tarih, açıklama, tür, giriş, çıkış ve yürüyen bakiye sütunlarıyla görürsünüz; aynı dökümü dönem seçerek hesap defteri raporu olarak da alabilirsiniz — rapor açılış bakiyesi, toplam giriş, toplam çıkış ve kapanış bakiyesi özetiyle birlikte gelir.

Kasa Defterini Bozan Alışkanlıklar

• Kaydı akşama bırakmak. Gün içinde biriken hareketlerin bir kısmı akşam hatırlanmaz; defterin güvenilirliği buradan çatlar.
• Küçük masrafları yazmamak. Tek tek önemsiz görünen kalemler ay sonunda toplamda ciddi bir fark yaratır.
• İşletme parasını kişisel harcamayla karıştırmak. Çekilen para bir çıkış kaydıdır; yazılmazsa kasa eksi görünür.
• Cari tahsilatı kasaya yazıp müşterinin hesabına işlememek. Bu durumda kasa doğru, müşteri bakiyesi yanlış olur.

Son madde, kasa ile cari takibin neden birlikte yürümesi gerektiğini de anlatır: bir tahsilat aynı anda hem kasaya girer hem de müşterinin borcunu azaltır. Bu ikisini ayrı yerlerde tutarsanız her ay ikisini elle eşitlemeye çalışırsınız. Müşteri bakiyelerinin nasıl okunduğunu cari hesap ekstresi rehberimizde anlattık; nakdin ileriye dönük planlaması için nakit akışı yönetimi yazımıza, kasa ve cariyi tek ekranda toplamak için ön muhasebe programı sayfamıza bakabilirsiniz.