Kovalar Ne Anlatır?
Rapor, her açık alacağı vadesinin üzerinden geçen güne göre bir gruba — yaygın kullanımıyla bir "kovaya" — yerleştirir. Esnaf Cari'deki alacak yaşlandırma raporu altı grup kullanır: Vadesi Gelmemiş, 0-30 Gün Gecikmiş, 30-60 Gün, 60-90 Gün, 90-120 Gün ve 120+ Gün. Örnek bir dağılım şöyle okunur:
| Grup | Tutar | Pay | Ne yapmalı? |
|---|---|---|---|
| Vadesi Gelmemiş | 42.000,00₺ | %42 | Henüz sorun değil; planlanan tahsilat. |
| 0-30 Gün Gecikmiş | 28.000,00₺ | %28 | Olağan gecikme; nazik hatırlatma yeterli. |
| 30-60 Gün | 15.000,00₺ | %15 | Net son tarih verilmeli. |
| 60-90 Gün | 8.000,00₺ | %8 | Ödeme planı konuşulmalı. |
| 90-120 Gün | 5.000,00₺ | %5 | Ciddi risk; durum değerlendirmesi. |
| 120+ Gün | 2.000,00₺ | %2 | Tahsil kabiliyeti sorgulanmalı. |
Bu tabloda toplam açık alacak 100.000 TL'dir. Vadesi gelmemiş kısım 42.000 TL, yani %42; vadesi geçmiş toplam 58.000 TL; 90 günü aşan kısım ise 7.000 TL. Rakamın kendisi kadar bu üç özetin birlikte okunması önemlidir.
Hangi Üç Rakama Bakılır?
- Toplam açık alacak. Sokaktaki paranız. Tek başına iyi ya da kötü değildir; ciroya oranıyla anlam kazanır.
- Vadesi geçmiş payı. Toplamın ne kadarı gecikmiş? Bu oranın yönü rakamından önemlidir: aydan aya artıyorsa tahsilat satıştan yavaş kalıyor demektir.
- 90 gün üzeri tutar. Gerçek risk buradadır. Uzun süredir beklemiş alacaklar, zaman geçtikçe tahsil edilme olasılığını kaybeder.
Esnaf Cari'nin yaşlandırma raporu bu özetleri kendisi hesaplar: toplam açık alacak, vadesi gelmemiş ve vadesi geçmiş tutarlar yüzdeleriyle birlikte, bir de 90 gün üzeri toplam ayrı bir kutuda gösterilir. 90 günü aşan bir tutarınız varsa rapor, altına tahsilat sürecini başlatmanızı öneren bir not ekler.
Rapordan Aksiyona
Yaşlandırma raporunun değeri, okunduktan sonra yapılanlarda ortaya çıkar. Her gruba farklı bir yaklaşım uygular:
- 0-30 gün: kısa, nazik bir hatırlatma. Çoğu gecikme burada çözülür.
- 30-60 gün: net bir son tarih içeren ikinci hatırlatma.
- 60-90 gün: ödeme planı teklifi; yazılı teyit alın.
- 90 gün ve üzeri: durum değerlendirmesi; tutar gerektiriyorsa avukatınıza danışın.
Bu kademelerin nasıl uygulanacağını ve örnek bir hatırlatma metnini tahsilat takibi rehberimizde bulabilirsiniz.
Raporu Yanıltan Üç Şey
- Vade girilmemiş satışlar. Vadesi olmayan bir alacak hiçbir zaman "gecikmiş" sayılmaz ve rapor bu kalemleri olduğundan iyimser gösterir. Her satışa vade yazmak, yaşlandırmanın ön koşuludur.
- Geç işlenen tahsilatlar. Alınmış ama kaydedilmemiş bir ödeme, raporda hâlâ açık alacak olarak durur ve gereksiz bir hatırlatmaya yol açar.
- Çek ve senetlerin karıştırılması. Elinizdeki bir çek, nakde dönene kadar tahsil edilmiş değildir; ama vadesi gelmemiş bir kâğıt da gecikmiş alacak sayılmamalıdır.
Raporun nakit tarafındaki karşılığı için nakit akışı yönetimi yazımıza, müşteri bazında bakiyenin nasıl okunduğu için cari hesap ekstresi rehberimize bakabilirsiniz. Şüpheli alacak karşılığı ayırmak gibi muhasebe ve vergi tarafındaki işlemler için mali müşavirinize danışın.